Een sollicitatiegesprek is spannend en niet alleen voor de sollicitant zelf. Een foute keuze door de leidinggevende die het interview afneemt kan het bedrijf duur komen te staan. Probeer daarom in het gesprek zoveel mogelijk te weten te komen over de kandidaat, zonder al te opdringerig over te komen. Het gesprek is immers voor de sollicitant ook een eerste kennismaking met het bedrijf.
Een goed gesprek begint uiteraard met een goede voorbereiding. Net als dat u van de kandidaat mag verwachten dat hij zich in het bedrijf en de functie verdiept, mag hij ook van u verwachten dat u zich ingelezen hebt. Als u meerdere sollicitanten ontvangt, is het aan te raden om vooraf de gespreksonderwerpen vast te stellen en de gesprekken volgens een vaste structuur te laten verlopen. Als u dit niet doet, dan kan het erg lastig zijn om de kandidaten achteraf met elkaar te vergelijken.
Zorg er ook voor dat u alle praktische zaken, zoals een gespreksruimte en voldoende tijd in uw agenda, alvast geregeld hebt. Plan de gesprekken niet te dicht op elkaar. Een gesprek kan altijd uitlopen. Daarnaast heeft u tijd nodig om uw aantekeningen uit te werken, naar het toilet te gaan en eventueel te overleggen met uw gesprekspartner.
U kunt het gesprek alleen voeren, maar u kunt er natuurlijk ook iemand bij vragen. Vooral bij specialistische functies kan het verstandig zijn om een gesprekspartner te kiezen die goed kan beoordelen of de sollicitant beschikt over de juiste vakkennis. Spreek in dat geval van tevoren met elkaar af wie welke vragen stelt, zodat het gesprek geen wirwar van vragen wordt.
Hoewel het niet nodig is, ervaren veel sollicitanten het sollicitatiegesprek als een soort examen. Om zoveel mogelijk over een kandidaat te weten te komen is het belangrijk dat u hem eerst op zijn gemak stelt. Begin het gesprek daarom met een informele vraag, bijvoorbeeld of hij het makkelijk kon vinden. Bied de sollicitant vervolgens wat te drinken aan en vertel wat over hoe het gesprek is opgebouwd.
Daarna vertelt u iets over uzelf en uw functie. Stel ook uw eventuele gesprekspartners voor. U kunt ervoor kiezen om uitvoerig over het bedrijf te vertellen, maar sterker is het om de sollicitant te vragen wat hij al over het bedrijf en van de functie weet. Een gemotiveerde kandidaat heeft zich immers vooraf goed verdiept in de organisatie en de vacature. Hier kunt u bij aanhaken door in enkele minuten het bedrijf neer te zetten, kort te vertellen over de functie, de dagelijkse gang van zaken te bespreken en de samenstelling van het team weer te geven.
Nu is het tijd om zoveel mogelijk informatie van de kandidaat te verzamelen, zodat u kunt bepalen of de sollicitant degene is die u voor ogen hebt. Een veelgebruikte methode is de STAR-methodiek. Hierin vraagt u door naar een bepaalde situatie in het verleden, welke taak de sollicitant hierbij had, welke actie hij ondernomen heeft en wat het resultaat ervan was. Naast de STAR-methode is het belangrijk om open vragen te stellen en vooral goed door te vragen.
Het is niet erg als er af en toe een stilte valt. De sollicitant voelt zich dan vaak verplicht om de stilte op te vullen en zal zijn verhaal vervolgen. Let ook goed op de instelling van de kandidaat. Naast kennis en ervaring is iemands houding essentieel. Vaardigheden zijn eventueel nog aan te leren, een goede instelling niet.
Als u van mening bent dat u voldoende te weten bent gekomen over de sollicitant, is het tijd om hem de gelegenheid te bieden om vragen te stellen. Ook informeert u de kandidaat over de vervolgstappen in de sollicitatieprocedure. Vertel de sollicitant wanneer hij bericht krijgt en wat de verdere procedure zal zijn zoals een tweede gesprek, een assessment of psychologisch onderzoek.
Voor u is het nu zaak om de informatie die u heeft verkregen zo snel mogelijk te verwerken in een beoordelingsformulier. Hier kunt u de sterke en zwakke punten van de kandidaat en de mate van geschiktheid noteren. Nadat u alle sollicitanten hebt gesproken, kunt u op basis van deze formulieren bepalen welke sollicitant doorgaat naar de volgende ronde en wie wordt afgewezen.
Wacht niet te lang met het berichten van de sollicitanten. Als u iemand voor een volgend gesprek uitnodigt, geef dan aan wat de bedoeling van dit gesprek is. Dan kan de kandidaat zich ook goed voorbereiden. Als u een kandidaat afwijst, geef dan aan waarom hij is afgevallen. Bereid uw argumentatie kort voor op papier. Een zorgvuldig onderbouwde afwijzing helpt de sollicitant wellicht verder. Ook komt dit het imago van het bedrijf ten goede.
Terug naar overzicht